Wenn ein HubSpot-Account nicht mehr reicht: So funktioniert zentrales Multiaccount-Management

Wer mit mehreren Gesellschaften, Marken oder Teams arbeitet, kennt das Dilemma: Wie bleibt alles übersichtlich, strukturiert und datenschutzkonform, ohne den Überblick zu verlieren? Genau hier setzt das Multiaccount-Management von HubSpot an. Die Lösung richtet sich an Organisationen, die ihre Einheiten sauber voneinander trennen und trotzdem zentral verwalten wollen.

Ob Franchisegeber, NGO oder Holding, wenn es komplex wird, braucht es eine klare Systematik.

Ein Login, viele Welten: Was Multiaccount-Management möglich macht

Mit dem Multiaccount-Ansatz lassen sich mehrere HubSpot-Portale unter einem zentralen Zugang bündeln. Jede Einheit arbeitet eigenständig im eigenen System. Gleichzeitig behalten zentrale Teams mit einem Login Zugriff auf alle Accounts.

Typische Einsatzszenarien:

• Verbände und Gemeinschaften
• Agenturen mit vielen Kundenprojekten
• Unternehmensgruppen mit unabhängigen Tochtergesellschaften
• Unternehmen mit Landesbüros in unterschiedlichen Ländern
• Bildungs- oder Sozialträger mit regionalen Einrichtungen

Jeder Account bleibt dabei für sich, behält die Kontrolle über eigene Daten, Prozesse und Nutzerrechte und ist doch Teil eines gemeinsamen Ganzen.

Vier starke Argumente für mehrere Accounts

Multiaccount-Management ist nicht nur eine Frage der IT-Struktur. Es schafft echten Mehrwert im Tagesgeschäft.

1. Struktur ohne Reibungsverlust
   Getrennte Datenbanken verhindern Überschneidungen. Jeder Account führt eigene Kontakte, Pipelines, Domains und Inhalte.
2. Flexibel statt starr
   Je nach Bedarf lassen sich unterschiedliche Hubs und Lizenzmodelle buchen. So kann eine Gesellschaft mit Marketing Hub Enterprise arbeiten, während eine andere nur das Sales Hub nutzt.
3. Weniger Logins, mehr Übersicht
   Zentrale Rollen benötigen nur ein Nutzerkonto. Der Wechsel zwischen Accounts ist schnell und einfach.
4. Datenschutz ohne Extraaufwand
   Die Trennung von Daten schützt sensible Informationen. Rechte und Rollen müssen nicht aufwendig konfiguriert werden, da jeder Account für sich steht.

Warum Business Units nicht dasselbe leisten

Auf den ersten Blick wirken Business Units und Multiaccount-Management ähnlich. In der Praxis verfolgen sie jedoch unterschiedliche Konzepte.

Business Units leben innerhalb eines einzigen HubSpot-Portals. Sie eignen sich für Marken unter einem gemeinsamen Dach, die mit denselben Teams arbeiten. Daten, Kontakte und Reporting bleiben in einem System, werden über Berechtigungen gesteuert.

Multiaccount-Management hingegen setzt auf vollständige Trennung. Jeder Account ist ein eigenes Portal mit eigenem Reporting, eigener Abrechnung und eigenem Datenschutzbereich. Die Verbindung entsteht allein über den zentralen Zugriff.

Wer klar getrennte Prozesse, Datenhoheit pro Einheit und Skalierbarkeit benötigt, fährt mit Multiaccount-Management besser.

Für diese Organisationen lohnt sich der Aufwand

Nicht jede Struktur braucht mehrere Accounts. Doch bei bestimmten Setups ist es beinahe unverzichtbar.

Dazu zählen:

• Franchise-Systeme mit lokalen Partnern
• Verbände mit autonomen Mitgliedsunternehmen
• Stiftungen mit projektbezogener Struktur
• Agenturen mit stark variierenden Kundenanforderungen
• NGOs mit Ländervertretungen und regionalem Datenschutz
• Träger mit dezentralen Bildungseinrichtungen oder Sozialeinrichtungen

Beispielsweise betreibt eine NGO Büros in verschiedenen Ländern und jedes Team arbeitet mit eigenen Prozessen, Inhalten sowie Zielgruppen. Dank Multiaccount-Management bekommt jedes Landesbüro ein eigenes HubSpot-Portal, bleibt autonom und gleichzeitig zentral angebunden.

Wie aus vier Accounts ein System wird

Die technische Umsetzung ist klar geregelt. Der zentrale Account benötigt das Marketing Hub Enterprise. Weitere Accounts müssen mindestens mit einer Professional-Lizenz ausgestattet sein. Die kostenlose oder Starter-Version genügen nicht.

Zusätzlich müssen alle Accounts in derselben Daten-Hosting-Region liegen. Europa und USA lassen sich aktuell nicht kombinieren. Derzeit können bis zu vier Accounts miteinander verbunden werden.

Zwei Funktionen machen das System besonders praktisch:

Datenspiegelung
Aktivitäten wie E-Mails oder Deals lassen sich über Accounts hinweg anzeigen. Kontakte werden als sogenannte Connected Records gekennzeichnet. Die Sichtbarkeit kann flexibel gesteuert werden.

Inhalte duplizieren
Formulare, aktive Listen und automatisierte Marketing-E-Mails lassen sich zwischen Accounts kopieren. So können wiederkehrende Inhalte schnell und konsistent verwendet werden. Eine zentrale E-Mail-Reihe lässt sich beispielsweise mehrfach verwenden und nur minimal anpassen.

Einzelabrechnung statt Paketpreis

Jeder HubSpot-Account wird individuell abgerechnet und lizenziert. Es gibt keinen zentralen Multiaccount-Tarif. Die Preisstruktur richtet sich nach dem gewählten Funktionsumfang im jeweiligen Portal.

Für den Zugriff auf mehrere Accounts ist ein Sales- oder Service-Seat erforderlich. Agenturen und zertifizierte Partner haben die Möglichkeit, über spezielle Programme Vergünstigungen zu erhalten.

Fazit: Klarheit für komplexe Organisationen

Das Multiaccount-Management bietet einen strukturierten Weg, um mehrere Organisationseinheiten sauber zu verwalten. Es kombiniert Eigenständigkeit mit zentraler Steuerung, bietet Sicherheit in Sachen Datenschutz und bringt Ordnung in komplexe Setups.

Wer heute international wächst, viele Kunden betreut oder mit dezentralen Teams arbeitet, findet hier eine skalierbare Lösung. Klar getrennt, aber strategisch verbunden – so entsteht Übersicht statt Chaos.

Wenn du herausfinden möchtest, welches Modell besser zu deinem Unternehmen passt, helfen wir dir gern weiter.

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